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 男の嗜みvol.9:メールに関するビジネスマナーについて紹介
ある町の路地にひっそりとオープンしているBAR"Polish"。ここでは、男を磨くための様々な知識を紹介している。第9回目は『メールに関するビジネスマナー』をご紹介します。
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ジミオ:助けてくださいマスター!!

ハナガタ:なんだいジミオくん藪から棒に

ジミオ:じつは…今日取引先の会社とのメールで先方を怒らせてしまって…

ハナガタ:おやおや、何で怒らせてしまったかは見当がついているのかい?

ジミオ:急ぎの用件だったんでメールを送ったんですが、その日は向こうの担当者が不在で連絡がつかなかったんです。

ハナガタ:ははぁ、それで問題になってしまったと…。

ジミオ:今回は謝罪してなんとかなったんですけど今後が不安で…

ハナガタ:じゃあ今回の問題の件も含めて、今日は『ビジネスメールに関するマナー』を勉強しようか。

ジミオ:おねがいします…。

急ぎの案件は電話で!

ハナガタ:今回の件はジミオくんの確認不足が問題になってしまったんだね。
メールは相手が不在でも一方的に送ることができるけれど、相手がすぐに読んでくれるとは限らないというリスクがあるんだ。

ジミオ:はい…。

ハナガタ:トラブルや添付ファイルによってはメールが届かない場合もあるからね。
特に重要な案件のときは電話で「これからメールをお送りします」「今メールを送りました」と電話とメールの両方を使うのがベストだよ。

ジミオ:わかりました、気をつけます!


正しい敬語の使い方

ハナガタ:ところでジミオくん、尊敬語と謙譲語の違いってどういうものかな?

ジミオ:えーっと…、尊敬語が相手に対してで、謙譲語が自分に対して使うんでしたっけ…?

ハナガタ:正解!メールでは出来るだけ丁寧な文面にしようとしてこのあたりを混同しがちになってしまうんだ。
たとえば『資料をご覧になられましたでしょうか?』という文面は尊敬語の『ご覧になる』の1回だけで十分で、『られる』の部分は余計なんだ。

ジミオ:じゃあ『資料をご覧になりましたか?』『資料を見られましたでしょうか?』が正解なんですか?

ハナガタ:そうだね、ただ前者の方が先に敬語が来るからより丁寧な印象を与えられるよ。


角のたたない返信催促の仕方

ハナガタ:あとよく悩むのが『返事の催促の仕方』だよね。

ジミオ:あ〜、わかります。期限が近いのに何も返事がこなくて…。でも怒れないしどうやって言えばいいのか…。

ハナガタ:基本的にはメールは1日以内に返信するのもマナーのうちだけど忙しいとどうしても遅れてしまったり、見逃してしまうことはあるからね。

ジミオ:僕は返信内容を悩んでいるうちに時間が過ぎちゃったりします…。

ハナガタ:メールを催促する場合、まず気をつけなきゃいけないのは『怒らないこと』。目的は「メールの返信がかえってきていないことを怒る」ではなく「メールの返信をもらう」ことだからね。

ジミオ:思いやりが大切なんですね。

ハナガタ:まずは「お忙しい中申し訳ありません」などから書き始めて催促していることを詫びよう。怒っていても返事は来ない。
この時に送信日時や送ったメールの簡単な内容を書いておくと向こうも探しやすくなるから記載しておくと親切だね。

ジミオ:たまに迷惑メールフォルダに入っていたりもしますもんね。



ハナガタ:さて、だいたいこんなところかな。
ビジネスメールで大切なのはお互いに手を差し伸べる心のゆとりがあること。
そうやってビジネスパートナーを大切にすれば、きっといい信頼関係を築いていくことができるよ。

ジミオ:はい!頑張ります!!


まとめ

・複雑な用件の場合は、メールと電話を併用するなどの工夫をしましょう。
・敬語を二つ重ねて使う『二重敬語』には注意!
・お互い人間、ミスはあります。心に余裕を持って対応しよう。


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